Öğrenme Yönetim Sistemi (LMS) Modülü
Öğrenme Yönetim Sistemi eğitim faaliyetlerinin organize edildiği, raporlanabildiği modüldür. Platformda eğitim faaliyeti başlatabilmek için öncelikler bölümlerin ve ders planlarının UZEP’e aktarılması gerekmektedir. Ders planları genelde üniversite yönetim sistemleri içinde eğitim bilgi sistemi (EBS) olarak bulunmaktadır. İkinci aşamada eğitmenler (öğretim elemanları) sisteme girilmeli veya aktarılmalıdır. Üçüncü aşamada ise öğrenci kayıtlarının sisteme aktarılması gerekmektedir. Ders planları, öğrenci kayıtları ve öğretim elemanı bilgileri üniversitelerin kendi bilgi sistemlerinde (Sabis, Proliz, Ünipa gibi) tutulmaktadır, haftalık sanal sınıfların oluşturulabilmesi için bu bilgilerin sistemler arasında steril bir şekilde paylaşılması gerekmektedir. UZEP bu konuda veri transferi için iki farklı yol sunmaktadır: 1) Excel dosya ile veya 2) sağlanan arayüzler (API) ile. İkinci yöntem daha steril olduğundan önerilmektedir. Birinci yöntem ise acil durumlar için hızlı çözüm üretmektedir. Veri aktarma işlemleri yapıldıktan sonra, haftalık eğitim faaliyetleri kolayca programlanabilir. Veri girişi veya veri aktarım işlemlerini grup halinde yapabilmek için farklı yetkilerle donatılmış roller tanımlanmıştır. Örneğin, süper yönetici ve yönetici rolleri tüm üniversite veya belirli bir birim için yetkili kılınabilmektedir.
UZEP devam eden veya tamamlanmış eğitim faaliyetlerinin çok farklı biçimlerde raporlanması için arayüzler ve rapor indirme mekanizmaları sunmaktadır. Örneğin, bir “öğretim elemanı” sadece kendisine tanımlı sanal sınıflara girebilir, öğrencilere duyuru gönderebilir ve arayüzlerinde bu sınıflara ait tanımlı detaylara erişebilir. Süper yönetici ise sistemin işleyişine veya kaynakların kullanımına ait raporlara ulaşabilir.
Üniversite bilgi sisteminden verilerin UZEP’e aktarılması:
UZEP üzerine üniversite bilgi sisteminden bilgi aktarımı iki şekilde yapılabilir: 1) Bilgi aktarım servisinin sağlanması (API), 2) Dosya üzerinden veri transferi. Üniversite bilgi sistemini yöneten kurum tarafından API sağlanması durumunda, UZEP’e bilgi aktarımı çok kısa sürede ve tamamıyla steril ortamda gerçekleşmektedir. Bunun olabilmesi için üniversiteye yazılım sağlayan firma ile UZEP yazılım ekibinin görüşmesi ve istenilen biçimde API hazırlanması gerekmektedir.
İkinci yöntem ise Excel ile verilerin üniversite bilgi sisteminden alınarak UZEP ortamına yüklenmesi şeklindedir. Üniversite bilgi sistemlerinde genelde Excel formatında bilgi indirmek için arayüzler olduğundan, ikinci yöntem daima iş görür.
Her iki yöntemde de üniversitelerimizin hassas verileri hiçbir suretle yabancı sunuculara yüklenmemektedir. Tüm veriler ülkemizde konuşlandırılmış ULAKBİM sunucularında saklanmaktadır, bu verileri yükleme işlemleri üniversitelerin yetkili personelleri tarafından yapılmaktadır. Eğitimler sırasında veri transferinin nasıl yapıladığı anlatılmaktadır, ayrıca bu konuda kılavuz ve video yardım dokümanları bu siteye yüklenmiştir.
Veri aktarım kılavuzu için tıklayınız..
Haftalık sanal sınıfların oluşturulması:
Haftalık sanal sınıf programları oluşturulmadan önce, sanal derslerin tüm üniversite içinde günlere ve gün içindeki saatlere dengeli dağılmasının gözetilmesi faydalı olacaktır. Sanal sınıflar merkezden UZEM tarafından haftalık olacak şekilde tüm üniversite için hazırlanabileceği gibi her bir öğretim elemanı kendi dersi için sistem üzerinden sanal sınıf oluşturabilecektir. Sanal sınıflar, ekran paylaşımı, uygulama pencersinin paylaşımı veya beyaz tahta paylaşımı şeklinde yürütülebilmektedir.
UZEP üzerinde Sanal Sınıf Oluşturma kılavuzu için tıklayınız..
Öğrencilerin sanal sınıflara aktarılması:
Üniversite bilgi sisteminden öğrenci kayıtları çekildiğinde, öğrencinin kişisel bilgileri yanında, bulunduğu yarıyıl ve seçtiği dersler de bulunmaktadır. Veri aktarımı ile bu bilgiler UZEP’e yüklendiğinde otomatik olarak öğrencilerin derslere yerleştirilmesi tamamlanmış olacaktır. Bunun dışında öğrenci ekleme veya çıkartmak için yönetici arayüzünde ilave seçenekler bulunmaktadır. Öğrenciler kendi arayüzlerinden atandıkları sınıfları görürler, herhangi bir sanal ders saati gelmişse öğrenci açılan linke tıkladığında derse giriş yapabilir. Ders saati süresince katılım canlı olarak, ders saati sonrası katılım ise kayıt üzerinden izleme şeklindedir.
UZEP’e veri aktarım işlemleri detaylarına erişmek için tıklayınız..
Öğretim elemanlarının sanal sınıflara tahsisi:
Öğrenci kayıtlarının çekilmesi gibi öğretim elemanlarının bilgileri de üniversite bilgi sisteminden çekilir. Çekilen veri içinde öğretim elemanınlarının dönemsel eğitim görevlendirme bilgileri de bulunmaktadır. Bu bilgiler UZEP tarafından otomatik olarak sınıflarla eşleştirilir. Dönem içi değişiklikler için sistem üzerinde atama değişikliği için arayüzler bulunmaktadır. Dersin öğretim elemanı sisteme girdiğinde, o dönem yürüteceği dersleri otomatik olarak kendi arayüzünde görür. Derslere tıkladığında, ders ile ilgili sanal sınıflara ve duyurulara erişmek için butonlar bulunmaktadır.
Bir dersin arayüzü ile ilgili detaylara erişmek için tıklayınız..
Sanal sınıf aktivitelerinin izlenmesi:
Öğretim elemanı dersi ne zaman yapmıi ne kadar kalmış, öğrencilerin canlı yayına katılımları, kaç defa sonradan izleme yapmışlar gibi istatistiki veriler sistemden rapor olarak alınabilir. Ayrıca anlık olarak sistem yükü, devam eden canlı yayınların adedi sağlanan arayüzden görülebilir.
Raporlar ile ilgili detaylı bilgilere erişmek için tıklayınız.